• مسئول دفتر مدیر کل

 

ردیف

عنوان

 

1

نام و نام خانوادگی

حمیدرضا پریشانی

2

عنوان واحد)اداری- فرهنگی- هنری)

اداری

3

سمت سازمانی

مسئول دفتر

 

 

4

 

 

اهم وظایف و خدمات ارائه شده

پیگیری و تنظیم گزارشهای ماهیانه و فصلی در حوزه فرهنگی و هنری-پیگیری گزارش های هفتگی همکاران -پیگیری نامه های داخلی و وزارتخانه در همه حوزه ها -تنظیم و هماهنگی جلسات مدیر کل-مدیریت برخی نامه ها مدیرکل و ارجاع آنها به حوزه های مربوطه( دستی و اتوماسیون)- پیگیری وظایف محوله به همکاران،حضوری، تلفنی،در هرزمان(خارج از وقت اداری)-مدیریت تماسهای داخلی و تماسهای بیرون از اداره مربوط به دفتر- مدیریت ارباب رجوع و تنظیم ملاقات آنها با مدیرکل-هماهنگی فعالیت های روزمره داخلی- کنترل و بررسی ورود و خروج همکاران -هماهنگی های پشتیبانی

 

5

شماره اتاق

10

6

تلفن داخلی یا خط مستقیم

034-43318601 خط مستقیم

داخلی 113( 43318116) تلفن گویا

7

زمان حضور در اداره

ساعات اداری طول هفته

8

 

 

 

 

لیست خدمات قابل ارائه به ارباب رجوع

 

 

نوع خدمت اعم از الکترونیکی و حضوری

 

 

 

 

9

 

مقررات مورد عمل و مراحل انجان کار

 

 

 

 

 

 

 

10

مدت زمان انجام کار

ساعات اداری طول هفته

11

مدارک مورد نیاز و فرم های مورد عمل

 

12

تعیین اوقات مراجعه

 

13

شرح وظایف

1-تنظیم لیست متقاضی ملاقات با سرپرست و تعیین ساعات ملاقات برای آنها

2-انجام امور تلفنی سرپرست و تماس با مراجعین

3-تنظیم اوقات جلساتی که در دفتر سرپرست تشکیل میشود

4-مرتب نمودن نامه ها جهت ملاحظه و یا امضا سرپرست و تفکیک و توزیع آنها به واحدهای مربوطه و پیگیری آنها در صورت لزوم

5-تهیه و تنظیم خلاصه گزارشات در ارتباط با مطالب و وقایع مهم روزانه جهت ارائه به سرپرست

6-آماده نمودن سوابق و پرونده های مربوط به جلسات اداری جهت اطلاع و مطالعه قبلی

7-تنظیم برنامه روزانه و هفتگی و ماهانه اداری و تهیه متن تلفنگرام جهت مخابره طبق نظر سرپرست مربوطه

8-انجام اقدامات لازم در زمینه نگهداری و بایگانی کردن پرونده ها و اوراق نامه ها گزارشات و سایر اسناد و مدارک واحد مربوط در محلهای مخصوص

9-انجام سایر امور ارجاعی مربوط به شغل